司署标识的制作与悬挂 —— 司署大门外悬挂一块松木牌匾，长三尺、宽一尺，由工匠用红漆书写 “杭爱山巡检司” 六个大字，边缘刻简化的云纹（元代司署标识常用纹样）；正厅内悬挂两幅卷轴，一幅是《大元通制?民政则例》（节选牧地与部众管理条款，用汉文与蒙古文书写），另一幅是《杭爱山牧地分布图》（标注各部落牧地边界与巡检司位置）。牌匾与卷轴均在营建最后一日安装悬挂，张谦与帖木格共同为牌匾揭幕，牧民们围在旁观看，一名老人道：“以后办事，就认这个牌了。”
巡检司的职能划分与协同机制，需 “各司其职、共商共决”—— 汉官主掌律法文书与外部协调，草原吏员主掌部落沟通与习俗调解，明确 “日常事务分工、重大事务共商” 的机制，避免权责不清，体现元代 “边疆共治，权责对等” 的管理逻辑。
汉官的核心职能 —— 张谦主要负责四件事：一是文书管理，记录 “牧地变动（如新增牧民的牧地分配）、部众流动（出生、死亡、迁入迁出）、纠纷调解结果”，所有记录需按元代文书格式填写，每月汇总一次，上报中都通政院；二是律法执行，依据《大元通制》处理违规行为（如越界放牧、偷盗牲畜），轻罪（如首次越界）予以警告，重罪（如偷盗多只牛羊）则没收部分青稞或短期关押；三是外部协调，与杭爱山驿站（对接文书传递）、元军据点（对接残兵抓捕）、中都相关部门（对接粮草与指令）沟通，确保信息畅通；四是账目管理，登记巡检司的粮草收支与罚没物资，每月公示一次，接受牧民监督。张谦将这些职能写在 “汉官职责牌” 上，挂在正厅自己的案几旁，时刻提醒自己。
草原吏员的核心职能 —— 帖木格主要负责四件事：一是部落沟通，每月走访各部落，收集牧民需求（如申请扩大牧地、反映粮草不足），向张谦反馈；二是习俗调解，处理牧地纠纷、家庭矛盾等，优先按部落习俗调解（如合丹部纠纷由长老见证、别失八里部纠纷由族长参与），调解不成再按律法处理；三是牧地熟悉，定期巡查各部落牧地，熟记边界标记（木牌、石堆），发现边界模糊及时上报；四是牧民动员，若需组织牧民参与事务（如修补牧地边界、协助抓捕残兵），负责动员部落首领，再由首领组织牧民。帖木格也将职能写在 “草原吏员职责牌” 上，挂在正厅自己的案几旁，与张谦的职责牌相对。
日常事务的分工协作 —— 日常事务按职能分工处理：牧民来办 “部众登记”（如新生儿登记），由张谦负责填写文书，帖木格在旁确认牧民所属部落；牧民反映 “牧地纠纷”，由帖木格先了解情况（是否违反部落习俗），再与张谦商议调解方案（依习俗或律法）；收到中都指令，由张谦解读指令内容，帖木格负责传达给各部落。两人每日早晨在正厅碰头，交流前一日工作与当日计划，张谦道：“今日要去合丹部巡查牧地，你熟悉路线，你带路。” 帖木格点头：“我已跟合丹部首领说好了，他们会在牧地等着。”
重大事务的共商共决 —— 遇重大事务（如处理多名牧民越界放牧、抓捕叛乱残兵、申请调拨粮草），需两人共同商议，达成一致后再执行，且需共同在相关文书上签字盖章（张谦用汉文签名，帖木格按手印并画部落标识）。一次，有牧民举报 “牧地边缘有三名残兵活动”，张谦道：“需通知元军据点派兵抓捕，我去写传讯文书。” 帖木格道：“我让部落牧民帮忙盯梢，别让残兵跑了，咱们分工合作。” 最终，在元军与牧民的配合下，残兵被成功抓捕，两人在 “抓捕记录” 上共同签字，体现共掌的核心原则。
牧地监督的具体流程与方法，需 “按册核查、定期巡查”—— 依据 “牧地清册”，通过 “日常巡查 - 边界核验 - 违规处理” 三步，监督牧民按册放牧，及时解决越界纠纷，确保牧地管理有序，体现元代 “牧地管控，依册依规” 的监督逻辑。
“牧地清册” 的细化与使用 —— 张谦将之前的 “牧地清册” 进一步细化，每块牧地补充 “边界标记照片（用木炭画在羊皮纸上）、牧民姓名与牲畜数量、允许放牧的季节”，如 “合丹部娜仁户牧地：东到狼纹木牌 12 号，西到狼纹木牌 13 号，南到黑水河，北到石灰线，牲畜 3 羊，春夏秋三季可放牧，冬季需迁至南坡暖地”。清册一式两份，一份存巡检司文书库，一份由帖木格交给各部落首领，牧民放牧时需按清册标注的范围，不得擅自越界。张谦对牧民道：“清册上写得清楚，你们按册放牧，就不会有纠纷，若想扩大牧地，可来巡检司申请，朝廷会勘察后再定。”
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日常巡查的频次与方法 —— 巡检司制定 “日常巡查表”：张谦与帖木格每月共同巡查两次（上旬一次、下旬一次），每次巡查三日，覆盖所有部落牧地；两名巡检兵每日分片巡查（一人负责合丹部与别失八里部，一人负责混合部落），每日记录巡查情况（是否有越界、是否有残兵、牧草长势）。巡查时携带 “三件工具”：步弓（丈量越界距离）、“牧地清册”（核对边界）、木炭笔（在羊皮纸上记录问题）。一次巡查中，巡检兵发现别失八里部一名牧民的羊，越界吃到了合丹部的牧草，立刻记录 “别失八里部也先户羊 5 只，越界 3 丈，日期十月十二”，并让牧民赶着羊返回自己的牧地。
边界核验的定期开展 —— 每季度末，张谦与帖木格会组织各部落首领，共同核验牧地边界：检查边界木牌是否完好（若有损坏，及时让工匠修复）、石灰线是否清晰（若模糊，重新画线）、缓冲带（部落间预留的共享牧草区）是否被占用。合丹部与别失八里部的边界木牌，因风吹雨淋有些倾斜，工匠们用石锤将木牌扶正，再用铜皮包裹木牌底部（防腐蚀）。帖木格对首领们道：“边界清楚，大家放牧才安心，以后发现木牌坏了，要及时报给巡检司，别等出了纠纷再处理。”
违规放牧的处理流程 —— 对违规放牧的牧民，按 “初犯 - 再犯 - 屡犯” 分级处理：初犯者，由帖木格按部落习俗进行警告，让其向受损部落道歉，无需处罚；再犯者，没收当日放牧所得的部分牧草（或等价青稞），交给受损部落；屡犯者（三次以上），短期关押在暂押室（不超过三日），并由张谦宣讲《民政则例》中关于牧地管理的条款。一名合丹部牧民第三次越界，张谦对他道：“你已越界三次，按规矩要关一日，好好想想自己错在哪，以后别再越界了。” 关押期间，帖木格还去开导他：“越界会让别部落的牧民没草吃，大家都是杭爱山的，要互相体谅。” 牧民被释放后，再也没犯过越界的错。
部众管理的日常工作与规范，需 “登记造册、动态管控”—— 对杭爱山老弱部众进行 “身份登记 - 流动管控 - 诉求处理”，建立 “部众名册”，实时更新部众信息，及时回应合理诉求，体现元代 “边疆部众，登记管控” 的管理逻辑。
“部众名册” 的建立与更新 —— 张谦与帖木格共同主持，为杭爱山所有老弱部众建立 “部众名册”：每户一页，记录 “户主姓名、家庭人口（姓名、年龄、关系）、牲畜数量、技能（如织布、木工）、是否有亲属在虎贲师服役”，还会让工匠为每户制作 “部众凭证”（松木牌，刻户主姓名与部落标识，作为身份证明）。名册每半年更新一次，若有新生儿、死亡或迁入迁出，牧民需在十日内向巡检司报备，张谦负责更新名册，帖木格负责核实信息（防止虚报）。一名别失八里部牧民迁入，带着部落首领的推荐信，张谦核对信息后，在名册上添加他的家庭信息，帖木格则确认他的技能（会木工），登记在 “技能栏”：“以后部落需要修帐篷，可找他帮忙。”
部众流动的管控与报备 —— 部众若需离开杭爱山（如去中都探亲、去其他部落投奔亲属），需向巡检司申请 “流动凭证”：填写离开原因、目的地、返回时间，张谦审核后发放凭证（羊皮纸制，盖巡检司印），返回时需交回凭证注销；若有外部部落牧民迁入，需持原部落首领的推荐信与身份证明，经张谦与帖木格共同审核（确认无叛乱前科），方可编入 “部众名册” 并分配临时牧地。一名牧民想去中都探望在虎贲师服役的儿子，张谦为他办理凭证：“路上凭这个，驿站会给你提供住宿，记得按时回来，若逾期，要让你儿子从军中写信说明。”
部众诉求的收集与处理 —— 巡检司在正厅设 “诉求箱”（松木制成，顶部有投信口），牧民可将诉求写在羊皮纸上投入箱中（不会写字的可找巡检兵代笔）；张谦与帖木格每日开箱，分类处理诉求：属于牧地问题的（如申请扩大牧地），两人共同勘察后决定；属于生活问题的（如缺粮草、缺农具），张谦协调驿站或元军据点解决；属于部落纠纷的（如家庭矛盾），帖木格按习俗调解。一名老妇人诉求 “缺过冬木炭”，张谦立刻与粮草官商议，为她补发十斤木炭，帖木格还让部落妇女帮她将木炭搬回家：“以后有困难，直接来巡检司说，不用写信，更方便。”
特殊部众的关注与帮扶 —— 对孤寡老人、孤儿、残疾牧民等特殊部众，巡检司建立 “特殊部众台账”，定期走访：每月为孤寡老人送一次粮草，每季度为孤儿送一次衣物，为残疾牧民协调轻体力活（如看守粮草库、整理文书库）。合丹部的娜仁（孤儿寡母）被纳入台账，张谦每月让巡检兵送两斤青稞，帖木格则让部落妇女教她织布，还帮她申请加入 “妇女工坊”：“织布能换青稞，你多学些，以后日子能好过些。” 娜仁道：“谢谢大人，有巡检司帮着，我和阿古拉就不用怕饿肚子了。”
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巡检司与驿站、元军的协同机制，需 “信息共享、联动处置”—— 与杭爱山驿站共享部众与牧地信息，与元军据点联动处理突发事件（如部落冲突、残兵骚扰），建立 “日常沟通 - 紧急响应 - 事后复盘” 的协同流程，体现元代 “边疆机构，协同共治” 的联动逻辑。
与驿站的日常信息共享 —— 巡检司与杭爱山驿站建立 “三日一报” 机制：张谦每三日派巡检兵将 “部众流动情况（迁入迁出人数）、牧地纠纷处理结果” 送至驿站，驿站吏员则将 “驿路是否通畅、是否有外来人员经过” 反馈给巡检司；重要信息（如发现可疑人员、牧地突发灾情）则即时传递，无需等定期汇报。一次，驿站发现一名外来人员，自称 “商人” 却无通关凭证，驿站吏员立刻派驿卒告知巡检司，张谦与帖木格赶到驿站，经询问发现此人是阿鲁台的残兵，当即交由元军处置。驿站吏员道：“若不是信息传得快，这人可能就跑了，还会扰了牧民。”